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摘要：档案数字化建设正在改变档案室的管理思想和工作方式。本文立足于档案数字化发展的背景之下，对档案室管理模式创新的现实动因进行了系统的分析，从资源建设、流程再造、技术赋能这三个方面来论述创新路径，进而围绕着服务优化、安全保障、人才支撑这三点展开具体的策略，从而为档案室的数字化转型提供一定的参考。

关键词：档案数字化；档案室；管理模式；创新路径；效能提升

1. 档案数字化背景下档案室管理模式创新的现实动因

档案数字化创建属于档案事业发展的必然要求。传统档案室把纸质实体保管作为核心，存在检索效率低、存储成本高、资源共享难等主要问题。档案数字化就是把纸质载体变成可以计算机识别、存储、处理的电子数据，从而实现档案载体的形态革新。这样的改变不但是改变了档案的保存形式，而且给档案室的管理思想、业务流程和工作方式带来了新的要求。档案数字化转型其实质就是档案管理由被动保存转为主动治理的一种积极变化，在保持档案核心功能不变的情况下对工作流程、制度规范进行改进调整。因此，在数字环境之中，探寻档案室管理方式的革新之路，便成了改善档案管理效能的一种实际需求。

1.1 管理对象双重化催生管理方式变革

传统的档案室管理对象主要是纸质档案，管理手段以实体的接收、整理、排架、保管为主。在数字化的大环境下，档案室的管理对象也由原来的以纸质档案为主，扩展到现在的以纸质档案和数字档案并存的双系统。大量的电子文件产生需要档案室具有电子文件的获取、鉴定、存储、长期保存的能力；存量档案数字化产生的数字副本也需要相应的管理机制。管理对象的双重化造成档案室要实现实体管理和数据管理之间的有效衔接和协同，这就对传统的管理方式提出了深层次的变革要求^[1]。

1.2 利用需求便捷化倒逼服务模式升级

数字时代档案利用需求具有即时性、便捷性、跨域性这三个特点。使用者已经不再只是到库房去查阅纸质档案，而希望可以在网络平台上进行远程检索、在线浏览以及下载利用。传统的依靠手工检索、库房调卷来获取档案服务的方式已经不能满足这些需要，档案室要加快数字资源的建设，建立方便快捷的服务平台，使档案利用方式发生根本性改变。同时利用者对档案信息的精确度要求也越来越高，已经不是简单的条目检索所能满足的，需要做全文检索、内容挖掘等工作，这给档案数据的标准化以及深加工带来更高的要求。

2. 档案室管理模式创新的多维路径

2.1 资源建设模式的创新

档案室要改变以往被动接收归档的传统做法，创建起主动采集、规范管理的资源建设新机制。对存量档案实行加快数字化加工，按标准建立电子目录、全文数据库。在增量档案上推行“增量电子化强制归档、存量数字化分批迁移”，从而达到电子文件由产生开始到归档全过程的管理目的。并且积极探索结构化数据和非结构化数据一起归档的方式，扩大了原生电子档案的接受范围。对于不同门类的档案采取不同的数字加工技术，以达到全部可利用的目的，保证各类档案信息被有效收集整理、应用。

2.2 管理流程的再造与优化

在数字化环境下档案室管理要改变原来的业务流程。在归档环节上利用电子文件预归档系统、数字档案室系统，实行电子文件从产生到入库、交接的全部过程的信息化管理。整理时用OCR识别、智能分类等方式对档案进行自动著录和准确分类。在保管方面布置智能密集架、环境监测器等装置以达到仓库自动化的目的。经过流程再造，把档案管理由原来的“纸质为主”转变为“数纸并重”。在此基础上创建起全流程质量控制节点，给数字化加工、数据移植、系统转换等重要环节执行严格的品质把控^[2]。

2.3 技术赋能与智慧化升级

新一代信息技术的应用给档案室管理模式更新提供了技术支持。人工智能可以执行档案鉴定、分类、著录这些规则化的工作，从而大大提高处理的速度。大数据技术对档案资源进行整合分析之后，可以发现其中隐藏的价值。通过运用物联网技术可以有效地对档案实体存放环境中的温度、湿度等参数实施精确控制，并且实现智能化的管理。云计算技术给档案资源跨区域共享、协同管理赋予基本架构支撑。

3. 以创新驱动档案管理效能提升

3.1 优化档案服务模式

档案数字化冲破了档案利用的时空束缚。档案室应当依托网络平台，开展档案的远程检索、在线借阅和跨域共享。创建“一站式”服务门户，研发移动应用，推进档案服务“掌上办”。利用大数据分析用户的行动轨迹和习惯，给档案提供个性化的、精准的档案信息推送服务，使档案服务由“被动查询”变为“主动供给”。同时要提高档案编研工作数字化水平，用数字化手段对档案信息进行深度开发，为领导、业务部门提供更加具有参考价值的档案编研成果。

3.2 强化安全保障体系

数字化环境下档案安全又遇到了新的难题。档案室应该创建起技术加制度的双轮驱动防护体系。从技术角度来说，用加密存储、访问控制、异地备份等方式保证数据的安全，从制度角度来说，健全安全管理规范，创建起风险评定和应急演练体系。另外还要严格执行档案的分级分类管理制度，对不同的涉密档案采取不同的保护措施。另外还需要加强对档案数字资源长期保存策略的认识，在格式迁移、载体更新等长期保存技术方案上予以重视，从而保证数字档案能够在技术环境之下得到长久利用。

3.3 加强人才队伍建设

档案室管理模式创新要依靠高素质的复合型人才。要加强对于已有人工员的数字化技术培训，以使工作人员能够胜任档案数字化加工、系统操作以及设备的保养等工作。而且积极引进信息技术、数据管理等专业人才来改善队伍的构成。通过创建培养、引进、激励的人才系统，给档案室数字化转型赋予持久的智力支持。档案管理人员自身也应该主动去更新自己的知识结构，积极适应数字化环境对于岗位能力提出的新要求，在档案管理的现代化过程中发挥应有的作用。

结语

档案数字化建设给档案室管理模式创新带来了重要的机会，也对档案室管理理念、技术手段、人才素质提出了更高的要求。档案室要顺应数字化发展的大势，以资源建设为根基、流程优化为突破点、技术应用为依托，在各个环节上不断探寻创新之路，实现管理效能和服务水平的全面提升，发挥好档案资源的价值作用，给各项工作的顺利开展提供强有力的支撑。

参考文献

[1]贺凯. 数字时代医院档案室管理路径研究[J].兰台世界,2024, (4):99-101.

[2]文畅. 机关档案室管理模式探究[J].兰台世界,2021, (S1):9-10.

王景丽

永久伟业（天津）档案管理有限公司