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摘要：立足档案数字化转型与依法治理要求，分析归档责任分散、电子文件管理脱节、档案利用效率不足等问题，提出完善归档制度、推进业务系统协同、加强数据安全及优化利用服务等措施，为档案管理规范化发展提供参考。

关键词：档案管理；数字化转型；电子档案；规范化管理

引言

档案是机构履职的重要凭证，也是公共治理的信息资源。2026年印发的《全国档案事业发展“十五五”规划》提出推进档案数字转型、资源质量管控及跨部门利用。随着电子审批和业务数据不断积累，传统依靠年终收集、人工编目和分散存储的管理方式亟须调整。

1新形势下档案管理的现状

1.1归档责任与分类规则衔接不足

档案形成主体涉及办公室、业务部门、信息技术部门及所属单位，同一事项可能产生纸质文书、电子审批记录、图像和业务数据库。部分机构仍以年度文件移交为管理起点，缺少对形成环节和归档责任的事先界定，易遗漏审批修改意见、电子附件及处理日志。不同系统采用各自的业务编号，文书与专业档案的分类口径不一致，导致同一项目资料被拆散保存。机构改革和部门职责调整后，沿用旧归档目录还会造成新业务无条款可循[1]。《中华人民共和国档案法实施条例》要求明确归档范围和保管期限，机关等单位相关制度应经同级档案主管部门审核同意，职能发生重大变化时重新报审。档案工作责任制研究也表明，职责分工与协同机制直接关系制度执行效果。管理重点应是建立职能事项、文件类型、责任部门与档案门类之间的稳定对应关系。

1.2电子文件管理过程与归档接口不完善

办公自动化、政务服务和专项业务系统产生大量原生电子文件，但有些平台只支持下载正文，无法同步输出办理过程、版本信息、签批记录及必要元数据。扫描纸质文件虽然便于检索，却不能代替原生电子文件的形成背景与操作证据；系统升级后缺少格式迁移记录，还可能影响长期可读性。国家档案局令第22号《电子档案管理办法》自2024年11月施行，强调来源可靠、程序规范、要素合规及全过程可追溯[2]。GB/T18894—2016《电子文件归档与电子档案管理规范》为电子文件归档提供技术依据。文件命名、保管期限和分类字段如果到归档时才人工补录，容易出现批次差错和重复劳动；各业务平台缺少统一接口，则难以完成电子文件与元数据的完整交接。

1.3档案保管安全与利用服务衔接不足

纸质档案受库房空间、温湿度和调阅频次限制，电子档案则面临权限配置、数据完整性、系统故障及长期存储风险。部分单位重视扫描和入库规模，却缺少定期恢复测试、日志审计与授权使用记录，遇设备损坏或人员更换时难以快速定位有效版本。截至2025年底全国综合档案馆馆藏档案152260.6万卷、件，电子档案2759.7TB；2025年度接待档案利用者616.1万人次。资源规模和查询需求均要求档案服务从单一目录检索转向精准定位与跨馆协同。民生档案可能含有个人信息，开放利用、政府信息公开与保密审查的边界必须清楚，不能将全部数字化资源直接设置为公开可下载[3]。

2新形势下档案管理的优化路径

2.1完善档案分类规则与全流程岗位责任

档案管理应以机构职责和业务事项为线索，联合业务、档案及信息技术人员梳理文件形成节点，形成覆盖纸质、电子、声像和专业资料的分类方案、归档范围及保管期限表。对重大决策、行政审批和专项项目，逐项列明必要附件、办理记录、形成责任人及移交时点，使归档要求落实到岗位和系统字段。文书档案保管期限应按适用规定区分永久、30年和10年，会计、人事及专业档案按照各自专门规定执行，避免模板套用。年度归档前由业务科室自查，档案部门复核完整性和分类准确性，发现缺件形成整改台账；机构职能或业务流程变化时同步修订制度。对历史档案保留旧编号与现行检索标识之间的映射，不随意改变已归档材料的形成关系。每次制度修订应记录审核版本和执行日期。

2.2将电子归档与质量检测嵌入业务系统

电子档案管理要从系统设计阶段落实归档功能，将形成部门、事项编号、档案门类、保管期限和文件版本纳入结构化元数据。业务办理结束后，系统按规则汇集正文、附件及必要过程信息，执行完整性、可用性与安全检查，再提交档案机构确认。交接环节应留存文件清单、校验记录、责任人和时间信息，对缺失附件或格式异常建立退回补正流程。长期保存采用符合规范且适于迁移的格式，定期核查存储完整性和恢复能力；档案格式转换后需保留转换前后关联记录。对人工智能辅助分类、图像文字识别和信息抽取的结果设置抽样复核与误识别纠正机制，防止算法标签取代原始档案依据。

2.3推进分级安全防护与协同利用服务

档案资源利用应建立与密级、保管状态、个人信息保护及开放审核结果相适应的分级授权体系，对查阅、复制、下载和对外提供分别设置权限，并留存完整审计日志。纸质库房定期检查消防、防潮和保管环境，电子档案实行多副本备份、恢复演练及存储介质更替，涉密资料按专门制度隔离管理。面向群众高频查询的婚姻、社保、土地和不动产等档案，可按法定授权推进目录关联、馆际协查与窗口联办，减少重复证明材料。利用评价除查询人次外，还应统计有效检索耗时、补正次数、请求办结情况及信息更正率。档案人员培训应覆盖元数据、数据安全和业务政策，业务与技术岗位共同参与异常案例复盘，使数字服务能力与风险控制同步提升。跨馆查询还须明确授权依据及反馈期限。

3结束语

新形势下档案管理应由末端保管转向全过程治理，将职能事项与归档制度对应，推动电子文件及元数据同步归集，完善档案鉴定、备份与权限控制。以档案完整性、问题整改和查询办理质量评价管理成效，发挥档案在履职追溯与公共服务中的价值。

参考文献

[1]王萍,李依凝,张卫东.档案治理现代化视域下的档案工作责任制：基础架构、影响要素与实施策略[J].档案学研究,2024,38(5):14-22.

[2]刘越男,王红敏,贺谭涛.数字化转型进程中档案与业务双向赋能的框架与路径研究——以建设项目电子文件归档和电子档案管理为例[J].档案学研究,2025,39(1):105-112.

[3]聂勇浩,牟胜男,邝艳婷.从碎片化服务到整体性治理：民生档案利用服务转型研究[J].档案学研究,2025,39(1):80-87.

刘晓光

庆安县发展乡经济发展服务中心